MEDIJU PEDAGOĢIJA

Vislielākais darbs jāiegulda pirms ziņu konferences, tās sagatavošanas posmā. Lai viss noritētu veiksmīgi, ir ieteicams piestrādāt pie katra tālāk minētā punkta:

• laika izvēle

Noskaidrojiet, kura diena žurnālistiem būtu piemērotāka, vai jūsu ieplānotajā datumā jau nav paredzēta kāda ziņu konference vai cits svarīgs pasākums. Visvienkāršākais veids, kā to noskaidrot - piezvaniet žurnālistiem un pajautājiet! Optimāla laika izvēle ir puse no garantijas veiksmīgam pasākumam.

Ziņu konferenci vajadzētu organizēt darba dienā. Piemērotākas dienas ir otrdiena, trešdiena, ceturtdiena. Ieteicams to sākt ap plkst. 11.00.

• telpas izvēle, iekārtojums

Ziņu konferenci parasti organizē organizācijas telpās. Varat izmantot apspriežu telpu, kurā var sapulcēties vismaz 10 - 20 cilvēku. Ja organizācija nav viegli sasniedzama žurnālistiem, tad var īrēt telpas, piemēram, pilsētas centrā. Atcerieties, ka telpas sniedz priekšstatu par jūsu organizāciju, tāpēc domājiet, kādas asociācijas raisa izvēlētā telpa, lai tās nav pretrunā ar jūsu organizācijas misiju. Svarīgi, lai pasākuma vieta būtu viegli atrodama. Rezervējiet autostāvvietas pasākuma norises vietas tuvumā!

Izvēlieties atbilstoša lieluma telpas. Pārāk lielas telpas rada nemājīgu, „aukstu” sajūtu. Savukārt, pārāk mazas telpas neļauj žurnālistiem brīvi pārvietoties. Parūpējieties, lai telpā ir atbilstošs apgaismojums!

• ielūgumu sagatavošana un izsūtīšana

Ielūgumu noformējiet līdzīgi kā ziņu relīzi. Izmantojiet veidlapu. Ielūgumā nepieciešams paskaidrot, kāpēc ziņu konference ir nozīmīga, kāds ir tās mērķis. Nesniedziet pārāk daudz informācijas, citādi žurnālistiem nebūs jēgas ziņu konferencē piedalīties (ziņas sagatavošanai tiks izmantota jau saņemtā informācija). Norādiet pasākuma norises laiku, vietu, referentu vārdu, uzvārdu un amatu. Ja nepieciešams, pievienojiet karti ar norādi uz pasākuma norises vietu un auto stāvvietu.

Adresējiet ielūgumu žurnālistam personīgi vai redakcijai.

Ielūgumus izsūtiet apmēram nedēļu pirms ziņu konferences. Ja ziņu konferencē paredzēts aplūkot īpaši nozīmīgu tēmu, tajā plāno piedalīties augsta ranga amatpersonas, ielūgumu var izsūtīt 3 - 4 nedēļas pirms pasākuma. Ņemiet vērā, ka pārāk ātri izsūtīts ielūgums var tikt aizmirsts, tāpēc nevajadzētu pārsteigties!

Pēc ielūgumu nosūtīšanas nezvaniet un nejautājiet: „Vai saņēmāt?”

• referentu izvēle

Ziņu konferencē nevajadzētu būt vairāk par 2 - 4 referentiem (ziņotājiem). Noteikti jāpiedalās organizācijas vadītājam un speciālistam, kas gatavs runāt par specifiskiem jautājumiem. Ieteicams pieaicināt „trešo” personu, kas var sniegt neatkarīgu viedokli par konkrēto tēmu.

Vēlams, ka pasākumā piedalās arī citi organizācijas pārstāvji (piem., finanšu direktors), kas jautājumu un atbilžu sadaļā var līdzēt atbildēt uz specifiskiem jautājumiem. Viņiem nav jāparedz sēdvieta publikas priekšā.

• scenārija sagatavošana, iespējamo jautājumu un atbilžu paredzēšana

Svarīgi pārrunāt, kurš par ko runās, lai nerastos situācija, ka visi runā par vienu un to pašu. Tāpat arī jāparedz iespējamie jautājumi un jābūt gataviem atbildēt uz tiem.

• ziņu relīzes u.c. materiālu sagatavošana

Sagatavojiet ziņu relīzi. Viens variants - sagatavoto ziņu relīzi ielieciet mapē, kuru žurnālists saņem pasākuma sākumā. Otrs variants - piegatavojiet ziņu relīzi, pasākuma laikā to papildiniet un pēc pasākuma izsūtiet visiem žurnālistiem. Lai novērstu iespējamos pārpratumus, varat sagatavot arī faktu lapas, kurās sniegta svarīgākā informācija uzskaitījuma veidā. Materiālus ievietojiet mapēs ar organizācijas simboliku.

Sagatavojiet reģistrēšanās lapas (pārstāvētais medijs, žurnālista vārds, uzvārds, kontakti). Piegatavojiet galda kartes referentiem (organizācijas nosaukums, vārds, uzvārds, amats) un žurnālistiem (masu medija nosaukums). Sagatavojiet norādes izvietošanai gaiteņos, lai žurnālistiem būtu viegli atrast pasākuma telpu, kā arī norādi pie konkrētās telpas durvīm („Ziņu konference”).

• tehniskās aparatūras nodrošinājums

Galvenais neaizmirst to izdarīt!

• minerālūdens, kafijas, tējas, nelielu uzkodu pasūtīšana

Pasūtiet minerālūdeni (nelielās pudelēs!), kafiju, tēju un neliekas uzkodas pasākuma ievaddaļai un neoficiālajai noslēguma daļai. Nepārspīlējiet!

Šādās reizēs lieliski noder mini izmēra šokolādītes ar organizācijas simboliku.

• ziedu kompozīcijas pasūtīšana

Ar ziediem parasti dekorē referentu galdu. Pasūtiet nelielu, zemu ziedu kompozīciju.

• fotogrāfa, tulka sarunāšana

Fotogrāfijas noderēs ievietošanai organizācijas mājas lapā, kā arī nosūtīšanai tiem žurnālistiem, kas dažādu iemeslu dēļ pasākumā nevarēja piedalīties. Tulks būs nepieciešams, ja kāds no referentiem runā svešvalodā.

• zvans masu medijiem

Lai nodrošinātu, ka ziņu konferencē piedalīsies pēc iespējas vairāk žurnālistu, vienu dienu pirms pasākuma piezvaniet žurnālistiem, lai atgādinātu par gaidāmo pasākumu. Tas ļaus jums arī prognozēt iespējamo žurnālistu skaitu.