Microsoft Word 2010

Sadzīvē bieži nepieciešams daudziem adresātiem nosūtīt vienāda satura vēstules, kurās jānorāda adresātam paredzētā specifiskā informācija. To var izdarīt vairākos veidos, piemēram:

• sagatavot dokumentu un tad ierakstīt katram adresātam paredzēto specifisko informāciju;
• izmantot tekstapstrādes lietotnes pasta sapludināšanas rīku.

Lai veiktu pasta sapludināšanu, nepieciešami šādi divi dokumenti:

• galvenais dokuments (Main Document) – Word pasta sapludināšanas operācijā tas ir dokuments, kas visām sapludinātā dokumenta versijām ir vienāds;
• datu avots (Data Source) – datne, no kuras dokumentu sērijā ievietos mainīgo informāciju. Par datu dokumentu var izmantot:
• MS Word dokumentu, kas sastāv tikai no vienas tabulas, kurā ierakstīta nepieciešamā informācija;
• MS Excel vai MS Access datubāzes tabulu;

• apvienot (Merge) datu avota informāciju un galveno dokumentu.

Piemērs:

12.1.1. Galvenais dokuments

Par galveno dokumentu var izmantot iepriekš izveidotu un saglabātu dokumentu vai arī to izveidot no jauna.

Galvenajā dokumentā ievieto laukus (Merge Fields), ar kuru palīdzību galveno dokumentu sasaista ar datu avotu, norādot, kurās dokumenta vietās kādu datu avota informāciju ievietot dokumentu apvienošanas procesā.

Par galveno dokumentu nevar izmantot datu avota dokumentu.

12.1.2. Datu avots

Tabula, kuru izmanto kā datu avotu, sastāv no ierakstiem (record) un laukiem (field).

Katra tabulas šūna ir lauks, bet tabulas rindiņa (lauku virkne) veido ierakstu.

Tabulas pirmās rindas šūnu saturs tiek uzskatīts par lauku nosaukumiem (field name). Pārējās tabulas rindas ir ieraksti.

Lauka nosaukumam noteikti jāsākas ar burtu, un tas var būt jebkura simbolu virkne. Tomēr ieteicams lauku nosaukumus veidot no latīņu alfabēta burtiem, cipariem un simbola "_".

Datu avota dokumentu ieteicams izveidot, pirms sāk sapludināto dokumentu veidošanu.

Lai izveidotu datu avota dokumentu Microsoft Word:

• atver jaunu dokumentu;
• ar kādu no jaunas tabulas atvēršanas paņēmieniem atver tabulu, norādot kolonnu (lauku) un rindiņu (ierakstu + 1) skaitu;
• tabulas pirmajā rindā ieraksta lauku nosaukumus;
• ieraksta datus;
• saglabā dokumentu;
• aizver dokumentu.

Piemērā tabula izveidota un saglabāta kā MS Word 2010 datne ar nosaukumu klaus.docx

Datu avota dokumentā pirms tabulas nedrīkst būt tukšas rindkopas vai ierakstīts teksts, piemēram, virsraksts, bet tabulā nedrīkst būt apvienotas vai dalītas šūnas.