Procesu vadība profesionālās izglītības iestādē

Procesu pieeja nozīmē „gan darbību apzināšana, gan darbību norises kārtības noteikšanu, gan šīs noteiktās kārtības īstenošanas nodrošināšana, kā arī paveiktā pārskatīšana, analizēšana ar tai sekojošu darbību uzlabošanu” (Leilands, 2009) Redzot organizāciju caur tajā notiekošajiem procesiem, ir vieglāk nojaukt arī struktūrvienību barjeras, kas praksē nereti rodas. Bieži vien kāda procesa norisē ir iesaistītas vairākas struktūrvienības, tādēļ, izmantojot procesu pieeju, tās ir spiestas vairāk savā starpā sadarboties. Vēl viena priekšrocība procesu pieejai ir tā, ka, veicot kādas izmaiņas organizācijas darbībā, ir vienkāršāk saprast, kādas vēl pārmaiņas ir nepieciešamas, lai procesu norise netiktu kavēta.

„Efektīvai uz procesu pieejas balstītai uzņēmuma vadībai un tās pilnveidošanas nodrošināšanai nepieciešams identificēt procesus, noteikt procesu raksturotājus un mērķus” (Trifanovs)[1]. Praksē tas nozīmē vairākas aktivitātes, kas organizācijai jāveic:

1. Jāidentificē visi procesi, kas organizācijā notiek.

Procesu identifikāciju ieteicams veikt darba grupā, iesaistot darbiniekus. Procesu identifikācija nozīmē apzināt, kādi procesi organizācijā notiek. Sākotnējā variantā pat ieteicams tos negrupēt, bet vienkārši sagatavot sarakstu, grupēšanu veicot pēc tam. Jāatceras, ka var veidot arī procesiem apakšprocesus, piemēram, procesam „Klientu apmierinātības noteikšana” var būt apakšprocesi „Izglītojamo apmierinātības mērīšana”, „Absolventu apmierinātības mērīšana”, „Darba devēju apmierinātības noteikšana” u,tml. Par procesu veidiem detalizētāk skatīt nākošajā nodaļā.

2. Jāizveido šo procesu savstarpējā mijiedarbība, secība.

              Procesu mijiedarbības shēma palīdz katra atsevišķā procesa vai struktūrvienības vadītājam saprast viņa pārziņā esošo procesu vietu un lomu kopējās uzņēmuma darbības nodrošināšanā un pilnveidot savus procesus kopējo mērķu sasniegšanai.[2]

Procesu mijiedarbības izveide būtībā ir pirmais solis procesu analīzē. Procesi organizācijā ir savstarpēji saistīti. „Viena procesa iznākums ir nepieciešams otra procesa norisei un veido tā ieguldījumu, savukārt tā rezultāts var veidot ieguldījumu jau kādā trešajā procesā. Lai būtu vieglāk identificēt šīs procesu saistības, ieteicams, identificēt katra procesa ieguldījumus un iznākumus. Jāievēro, ka ieguldījumi var būt vairāki un arī iznākumi var būt vairāki” (Leilands, 2009). Piemēram, izglītības iestādē procesa „Stundu saraksta plānošana un izmaiņas tajā” būs cieši saistīts procesu „Skolēnu informēšana” izmaiņu gadījumā. 

3. Jānosaka atbildīgais par procesu (procesa īpašnieks).

Jaunas idejas organizācijas pārvaldībā var sniegt arī atbildīgo noteikšana par organizācijā notiekošajiem procesiem. Pat ja procesa norisē iesaistīti vairāki darbinieki un struktūrvienības, ir nepieciešams noteikt galveno atbildīgo par šo procesu, kuram ir tiesības noteikt procesa norisi, lemt par tā uzlabojumiem. Šādas rīcības rezultātā var nonākt pie pārsteidzošiem secinājumiem, piemēram, ka kādam darbiniekam ir pārāk plaša atbildības sfēra vai gluži pretēji. Procesa īpašnieks ir tas darbinieks, kuram jāredz process ārpus savas struktūrvienības robežām, jāmeklē efektīvākais un labākais veids, kā procesam notikt.

4. Jāapraksta organizācijas procesi pa soļiem, nosakot atbildīgos, rīcību, kā arī nepieciešamības gadījumā papildus instrukcijas (piem., ar ko saskaņojot, kur glabā dokumentus u.tml.).

              Procesu aprakstus var izstrādāt gan darbinieks individuāli, gan arī darba grupa. Ja process ir sarežģīts un tajā iesaistīti daudz darbinieku un vairākas struktūrvienības, tad ieteicams procedūras apraksta izstrādei veidot darba grupu. Vienlaikus procesu apraksta izstrādei parasti notiek arī procesa analīze, kas izpaužas kā darba grupas diskusijas. Procesu izstrādes darba grupu ieteicams veidot tā, lai būtu iesaistīti visu procesā iesaistīto struktūrvienību pārstāvji, tomēr optimālais darbinieku skaits ir 5-6 cilvēki, lai diskusijas un darbs būtu vienkāršāk organizējams un rezultāts ātrāks. Visbiežāk jau procesa apraksta veidošanas laikā diskusiju rezultātā izkristalizējas problēmas, kas apgrūtina procesa norisi, kā arī idejas to pilnveidošanai.

              Diskutējams ir jautājums par to, vai procesu labāk aprakstīt jau pilnveidotu vai arī tā, kā šobrīd tas notiek. Situācijā, kad procesam nepieciešami būtiski uzlabojumi, ieteicams tomēr sākotnēji procesu aprakstīt tā, kā tas notiek šobrīd, jo daudzas pārmaiņas procesa norisē var nest līdzi arī izmaiņas citos procesos, ko uzreiz grūti noorganizēt. Sarežģītāku procesu gadījumā jārēķinās, ka procedūras izstrāde var prasīt diezgan daudz laika, turklāt darba grupai procesa apraksts var nākties analizēt vairākkārtīgi. Viens no veidiem, kā saprast, vai procedūra ir izveidota veiksmīgi un saprotami, ir iedot to izlasīt kādam ar procesu nesaistītam darbiniekam.

              Procesa aprakstu var veidot, gan izmantojot speciālas programmas, piemēram, iGrafx, VISO, gan izmantojot MS PowerPoint, Excel vai MS Word. Visbiežāk procesu aprakstos iekļauj atbildīgo, darbību, saistītos dokumentus un detalizētākus norādījumus darbības veikšanai.

              Viens no veidiem, kā veidot procesu aprakstu ir: 1. kolonnā tiek definēta darbība, kas jāveic. Darbība tiek atainota ar taisnstūra simbolu. Rombs ir simbols, ko izmanto, lai attēlotu lēmumu pieņemšanu, kā arī kontroles momentu (piem., vai skolēns ir sekmīgs). 2. kolonnā tiek norādīta saistītā dokumentācija, kas tiek aizpildīta, izmantota katras darbības laikā (piemēram, klases žurnāls), savukārt 3. kolonnā tiek norādīts atbildīgais, kas šo darbību veic. Nosakot atbildīgo, ieteicams turēties pie principa, ka par katru darbības soli ir atbildīga viena persona, lai izvairītos no situācijas, kad no vairākiem atbildīgajiem neviens darbību neveic neviens vai vairāki vienlaikus.

MS PowerPoint ļauj izmantot saites, kas šajā piemērā nozīmē, ka uzklikšķinot uz šī simbola, lietotājs nonāk jaunā slaidā, kur ir aprakstīta papildus informācija darbības veikšanai. Tādā pašā veidā ir iespējams pievienot darbības solim arī, piemēram, izmantojamās veidlapas, kas atvieglo darbu lietotājam.

Ieteicams arī izveidot tādu kā procesu reģistru, katram procesam piešķirot identifikatoru, piemēram, numuru. Svarīgi arī iekļaut informāciju, kādā datumā procesa apraksts ir apstiprināts, kura versija šim dokumentam ir, kad veikti pēdējie labojumi – tas viss atvieglo darbu ar dokumentāciju. Saīsinājumu un plaši interpretējamu terminu gadījumā ieteicams arī pievienot to skaidrojumus. Ērtības labad jāpievieno arī procesa īpašnieka amats.

Katra organizācija pati var brīvi izvēlēties sev piemērotāko veidu, kā grafiski attēlot procesus. Turklāt arī dokumentējamo procesu daudzums ir atkarīgs no katras organizācijas. Vienīgi tad, ja organizācija izstrādā sistēmu atbilstoši ISO 9001:2008 standarta prasībām, tad standartā ir noteiktas obligāti dokumentējamās procedūras (dokumentu vadība, protokolu vadība, iekšējais audits, neatbilstoša produkta vadība, korektīvā darbība un preventīvā darbība). Taču nereti arī organizācijas, kuras ievieš un vēlas sertificēt vadības sistēmu atbilstoši šim standartam, apraksta arī citus procesus. Praksē visbiežāk apraksta pamatdarbības procesus, kā arī procesus, kuru norisē ir novērojamas grūtības vai ir pēc būtības ļoti sarežģīti, vai arī darbiniekiem trūkst zināšanu par to, kā šo procesu veikt.

1. Jāievieš procesa apraksts „dzīvē”.

              Praksē daudz izaicinājumu saistās ar procedūru ieviešanu darbībā jeb to, lai tas, kas uzrakstīts uz papīra, darbotos arī ikdienā. Īpaši, ja procesa aprakstā ir ieviestas būtiskas izmaiņas, svarīgi ir informēt procesā iesaistītos darbiniekus par izmaiņām un izskaidrot, kādu iespaidu tas atstās uz viņu darbu. Reizēm pie būtiskām procesa izmaiņām nepieciešams organizēt pat atsevišķas darbinieku mācības. Piemēram, ja turpmāk lietvedībā ienākošo un izejošo dokumentu reģistrācija notiks elektroniski, tad var arī būt situācijas, kad darbiniekam nepieciešamas datorapmācības. Jāpiezīmē, ka šajā posmā, kad procedūra tiek ieviesta dzīvē, nākas sastapties arī ar darbinieku pretestību, jo pārmaiņas ierasti cilvēkiem ne īpaši patīk. Tādēļ viens no variantiem, kā mazināt darbinieku pretestību, ir dot laiku, kad iepazīties ar jauno procedūru, kā arī iesniegt savus ieteikumus. Tas rosinās arī līdzdalību. Tomēr pārlieku bieža komentāru un ieteikumu vaicāšana darbiniekiem var radīt arī pretēju reakciju.

              Svarīgi arī ļoti konkrēti norādīt, no kura laika iecerētās izmaiņas stāsies spēkā, kā arī pēc kāda laika pārbaudīt (auditēt), vai process notiek, kā plānots un vai nav nepieciešami uzlabojumi.

2. Nepārtraukti process jāpilnveido, tos auditējot, mērot.

              Procesu pilnveidošana viennozīmīgi saistāma kopā ar datu analīzi. Datus var iegūt gan iekšējos auditos, gan arī nosakot procesa mērījumus, kuru sistemātiska veikšana un datu uzkrāšana var sniegt vērtīgu informāciju par procesa norisi. Procesu pilnveidošanā liela loma ir gan procesa īpašniekam, gan arī visiem procesā iesaistītajiem darbiniekiem, kuriem jāvienojas par procesa norisi un uzlabošanu, ņemot vērā visas ieinteresētās puses – gan citos procesos iesaistītos, gan klientus, sadarbības partnerus utt.

              Ne vienmēr procesu pieejas ieviešana organizācijā ir vienkāršs un viegls process. Daļa grūtību var būt saistīta ar neizpratni par tās būtību gan no darbinieku, gan arī vadības puses. Praksē nereti grūtības rada arī tas, ka ir grūti identificēt procesus un noteikt to robežas, kā arī mijiedarbību. Arī procedūru tehniskā sagatavošana ir ļoti laikietilpīgs process, kas prasa arī labas tehniskās zināšanas. Tomēr būtiskākie ieguvumi no procesu pieejas ieviešanas ir tas, ka darba procesā atklājas daudzas grūtības, kas ikdienas steigā netiek ievērotas, rastas idejas, kā samazināt procesa izpildes laiku u.tml.

              Jebkurā organizācijas darbības uzlabošanas darbībā ieteicams pēc iespējas vairāk iesaistīt darbiniekus – arī procesu pieejas ieviešanā. Darbinieku iesaistīšana ne tikai spēj mazināt pretestību, bet arī sniedz jaunu informāciju par organizācijā notiekošo arī pašiem darbiniekiem.