Procesu vadība profesionālās izglītības iestādē

6.2. Biežāk sastopamās grūtības sistēmas ieviešanā, to mazināšana

Būtībā var uzskatīt, ka sistēmas ieviešana, procesu pieejas ieviešana vai vienkārši sakot – organizācijas darbības uzlabošana – ir viens no pārmaiņu viediem. Tādēļ kā jebkuras pārmaiņas, arī šīs ne vienmēr notiek vienkārši un ātri.

Ne tikai darbinieki var pagurt šajā procesā un zaudēt interesei, bet arī augstākā vadība. Līdz ar to nepārtraukti nepieciešams arī augstākajai vadībai parādīt to, ka ir ātri jūtami uzlabojumi – pat ja tās ir nelielas detaļas, tad tomēr radīs sajūtu, ka notiekošais dod rezultātu. Tāpat augstākajai vadībai ieteicams ik pa laikam piedalīties kāda procesa izstrādē, lai redzētu, ka tas prasa laiku un pacietību un nebūt nav vienkārši.

Darbinieku skeptiskā attieksme ir vēl viena situācija, kas apdraud projekta izdošanos. Viens no veidiem, kā mazināt skeptisko attieksmi ir radīt darbiniekiem pārmaiņu nepieciešamības sajūtu, kā arī skaidri definēt mērķi, vīziju, ko grib organizācija ar šo projektu panākt. Atslēgas vārdi darbinieku skeptiskās nostājas mazināšanai ir komunikācija, komunikācija, komunikācija. Reizēm vadībai šķiet, ka, ja vienu reizi ir pateikts, tad viss ir skaidrs, bet praksē tā nekad nenotiek. Darbiniekiem daudz jautājumu rodas visa sistēmas ieviešanas procesa laikā, tādēļ nenogurstoši uz tiem jāatbild. Der izmantot arī pieeju, kad tiek atzīmēti, atalgoti kādi pirmie panākumi, piemēram, tiek svinīgi atzīmēts kāds projekta etaps, piemēram, iekšējo dokumentu sakārtošana vai procesu grupas izstrāde. Tas padara šo skrupulozo un nogurdinošo procesu radošāku un cilvēcīgāku.

Laika nekad nav tik daudz, cik nepieciešams. Tādēļ šis ir viens no bīstamākajiem riska momentiem projektā. Tomēr projekta laiks jācenšas plānot pēc iespējas īsākā laika periodā, lai organizācijā nerastos apnikums pret šo procesu, jo lielāko daļu darba var izdarīt, kamēr darbiniekos un vadībā ir jūtams entuziasms. Ļoti svarīgi ņemt vērā arī projektā iesaistīto darbinieku noslodzi un neplānot daudz darbības laikā, kad pabeidzami kādi lieli citi projekti vai ierasti šajā laikā ir liels darbu apjoms, piemēram, izglītības iestādes gadījumā vajadzētu izvairīties plānot lielas aktivitātes semestra, mācību gada noslēgumā.

Procesu pieejas ieviešana, organizācijas pilnveidošana vai vadības sistēmas ieviešana pēc būtības ir ilgtermiņa ieguldījums, kura rezultāti ne vienmēr ātri ir saskatāmi, tādēļ var gadīties, kad laika gaitā kļūst kādu brīdi ļoti grūti atbildēt uz jautājumu, kāds mums labums no tā visa, ko darām. Jaunas darba metodes, jaunu procesi reizēm sev līdzi nes arī nepieciešamību pēc organizācijas kultūras izmaiņām, kas nenotiek ātri, tādēļ arī rezultāti ir tikai pēc ilga laika. Šī riska mazināšanai ieteicams īpašu uzmanību pievērst dažādiem sasniegumiem un uzlabojumiem un regulāri to izcelt, tādejādi norādot arī uz īsākā laikā sasniegto.

Gadās, ka procesu pieejas vai sistēmas ieviešanas rezultātā, neskatoties uz dažādām grūtībām, organizācija atklāj arī jaunus apvāršņus. Viens no jautājumiem, kas tiek aktualizēts ir tas, kas ir mūsu klients un kā uzzināt, vai viņš ir apmierināts ar to, kā mēs strādājam. Turklāt atbildes ne vienmēr ir viennozīmīgas, kā tas ir, piemēram, izglītības iestādes gadījumā.