Procesu vadība profesionālās izglītības iestādē

5. Procesu mērījumi

Viens no būtiskiem uzdevumiem, ieviešot procesu pieeju, ir noteikt procesa mērījumus, lai veiksmīgi noteiktu, vai process darbojas pietiekami labi. Tādēļ būtiski noteikt gan parametrus (ko mēra), gan kritērijus (cik). Sistemātiska datu uzkrāšana un analīze ievērojami atvieglo lēmumu pieņemšanu. Mērīšana nepieciešama gan, lai noteiktu pārvaldības sistēmas efektivitāti, gan arī produktu kvalitāti, kā arī atsevišķa procesa vai procesu grupas izpildījumu.

Nosakot procesu mērījumus, būtiski atcerēties, ka jādomā gan par parametriem, gan kritērijiem, gan datu avotu, datu analīzes veikšanas biežumu, kā arī par atbildīgo darbinieku, kura uzdevums ir datus savākt. Parametrs (mērījums) ir jāizsaka konkrēti, kā arī nosakot kritērijus, jālieto konkrēta mērvienība. Praksē reizēm tas sagādā grūtības, jo, piemēram, kā parametru gribas minēt „kvalitāte”, bet ir grūti piemeklēt kritēriju – konkrētu mērvienību. 1. tabulā ir doti daži piemēri parametriem un kritērijiem.

Kritērijus nosaka organizācijas pati (ja vien likumdošanā nav noteikti), novērtējot savu varēšanu un iespējas. Kritērijus var arī palielināt vai samazināt. Kritērijus, kas jāsasniedz ir jādara zināmus visiem darbiniekiem. Arī kritēriju paaugstināšanas vai samazināšanas gadījumā darbinieki par to jāinformē. Jaunu kritēriju sasniegšana var būt arī viens no organizācijas mērķiem.

Strādājot pie procesu mērījumiem, svarīgi arī plānot, kas būs datu avots, no kura informācija tiks iegūta. Datu avots var būt protokoli, anketas, reģistrācijas žurnāli, speciālas kontroles veidlapas, saraksti utt. Jāizvairās no situācijas, kad datu savākšana ir tik sarežģīta, ka neattaisno šo datu analīzi. Bieži pieļauta kļūda šajā etapā ir tā, ka vadība liek darbiniekiem iesniegt kādas papildus atskaites, lai būtu pieeja informācijai. Datu savākšanai ir jābūt maksimāli vienkāršai.

Noteikti jāatceras noteikt atbildīgo par datu savākšanu un apkopošanu. Tas var būt jebkurš darbinieks. Viens no riskiem datu apkopošanā un analīzē ir subjektīvais faktors. Pārāk bieža datu analīze, kuras rezultātā, iespējams, pat kādi darbinieki tiek sodīti, var rasties situācija, ka darbinieki datus ataino sev labvēlīgā veidā vai pat informāciju slēpj. Lai no tā izvairītos, ir jāskaidro, ka datu analīze ir tikai, lai atrastu veidu, kā pilnveidot procesus, nevis lai sodītu kādus darbiniekus.

Arī datu analīzes biežumu – vai tas ir katru nedēļu, mēnesi vai vienreiz gadā vai divos, organizācija nosaka pati, pēc nepieciešamības un loģikas. Piemēram, klientu apmierinātību izglītības iestādes gadījumā ar anketēšanas palīdzību nav nepieciešams veikt katru nedēļu.

Sistemātiska datu apkopošana un analīze ir pamatā uz faktiem balstītu lēmumu pieņemšanai.